报销费用会计分录

费用报销这事，听起来挺简单，不就是员工花钱办事，公司给报销嘛。但真要做起账来，里面的弯弯绕绕还真不少。会计分录做得对不对，直接关系到公司的账目清不清楚，税务上有没有风险。

咱们先从最简单的情况说起：员工自己先垫钱，然后拿发票回来报销。

这种情况最直接，一手交钱，一手交票。假设销售部的同事小王，自己掏了500块钱招待客户吃饭，取得了合规的发票。他填好报销单，领导也签了字，拿到财务这里报销。

这时候，会计就得做一笔记账。这笔钱是公司为了销售业务花出去的，所以要记到“销售费用”里。具体来说，是“销售费用”下面的“业务招待费”。因为公司的钱（库存现金或银行存款）减少了，同时费用增加了。

会计分录就这么写：

借：销售费用 – 业务招待费 500元

贷：库存现金 (或银行存款) 500元

这里的“借”和“贷”就是记账符号，不用想得太复杂。你只要记住，资产（比如现金、存款）减少了记在“贷”方，费用增加了记在“借”方。这是最基本的规则。

当然，费用不一定都属于销售部门。如果是行政部的同事买办公用品，比如花了200块钱买了打印纸和笔，那这笔钱就应该记到“管理费用”里。

分录就是：

借：管理费用 – 办公费 200元

贷：库存现金 200元

所以，关键第一步就是要分清楚这笔钱花在了哪个部门、具体是什么性质的支出。比如是差旅费、交通费还是办公费，然后把它归到正确的费用科目里，像“管理费用”、“销售费用”或者“制造费用”等。

现在我们来看一种稍微复杂点的情况：员工出差前，先从公司借了一笔钱。

这个情况在实际工作中特别常见。比如，小张要出差一周，跟公司申请预支了3000块钱作为差旅备用金。这笔钱给了小张，但还不是公司的费用，因为他还没开始花。这笔钱算是公司暂时借给小张的，所以应该记在“其他应收款”这个科目下。

小张来领钱的时候，会计分录是这样的：

借：其他应收款 – 小张 3000元

贷：库存现金 (或银行存款) 3000元

这里，“其他应收款”属于资产类科目，表示公司有一项向小张收回款项的权利。公司的现金减少了，但同时增加了对小张的债权，总资产没变。

一周后，小张出差回来了。他带着一堆发票来报销，总共花了2800元，包括机票、酒店和吃饭的钱。同时，他把剩下的200块钱现金还给了公司。

这时候，会计就要处理这笔报销了。首先，这2800元是实实在在花掉的费用，应该记到“管理费用”或“销售费用”下的“差旅费”里。其次，小张之前借的3000块钱账务要冲平。最后，公司收回了200块现金。

这笔报销和还款的分录合在一起就是：

借：管理费用 – 差旅费 2800元

借：库存现金 200元

贷：其他应收款 – 小张 3000元

你看，这笔分录做完，“其他应收款-小张”这个科目的借方和贷方就都是3000元，正好抵消，余额变成零。这说明小张和公司之间的这笔借款已经结清了。公司的费用实际增加了2800元，现金也收回了200元。

还有一种可能，就是小张出差花了3200元，比他借的3000元还多了200元。那么他回来报销的时候，公司就需要再补给他200块钱。

这种超支情况的分录就变成：

借：管理费用 – 差旅费 3200元

贷：其他应收款 – 小张 3000元

贷：库存现金 (或银行存款) 200元

这个分录表示，公司确认了3200元的差旅费，冲销了之前给小张的3000元借款，并且额外支付了200元现金给他。 不管是多退还是少补，核心逻辑都是一样的：先把借款冲平，然后确认实际发生的费用。

在整个报销流程中，财务人员的角色不仅仅是做分录。在收到报销单的时候，审核是至关重要的一步。 首先要看报销单填得规不规范，有没有领导审批。 然后要检查发票的真伪和合规性，比如发票抬头是不是公司全称，日期和金额对不对得上。 还有，粘贴发票也是个技术活，要整齐规范，方便后续的凭证装订和查阅。

举个例子，我之前遇到过一个销售同事，拿来一张餐饮发票报销业务招待费，但发票上开的商品明细是“礼品”。这种发票就有税务风险，因为业务招待费的税前扣除比例是有限的，而公司购买礼品送客户可能需要代扣代缴个人所得税。所以，作为财务，就需要和同事沟通，让他重新开具正确的发票，或者提供更详细的说明。

另外，公司内部的报销制度也很重要。 制度里应该明确规定哪些费用可以报，不同级别员工的报销标准是多少，比如住宿、交通的标准。 清晰的制度能减少很多不必要的麻烦和争议。

总的来说，报销费用的会计分录，核心就是搞清楚钱的来龙去脉。无论是员工垫付还是公司预支，只要抓住“费用归属”和“债权债务关系”这两条主线，分录做起来就会清晰很多。先确定这笔费用属于哪个部门、哪种性质，计入对应的费用科目；如果涉及预借款，就要通过“其他应收款”来核算，报销时务必冲平。 整个过程看似简单，但每个环节都需要细心和专业，这样才能保证公司账目的准确和合规。