内帐一整套做账流程

很多人一听“内帐”，眼睛就放光，觉得是啥高深莫测的灰色秘籍，好像掌握了就能在财务的江湖里呼风唤雨。说真的，想多了。内帐这玩意儿，说白了，就是一本写给老板自己看的“家书”，一本记录公司真实家底、不带任何美颜滤镜的流水账。它不为税务局服务，不为银行服务，只为一件事服务：让老板看懂自己的生意，知道钱从哪儿来，到哪儿去，自己到底是真赚钱还是瞎忙活。

所以，别把内帐想得太复杂，也别想得太“阴暗”。一个真正想把公司做好的老板，必然会有一套清晰的内帐。外帐是给外人看的，穿西装打领带，一本正经；内帐是给自己看的，穿个大裤衩，怎么舒服怎么来，但每一个数字都得是真金白银，扎扎实实的。

要做一整套内帐，其实就是个把混沌变清晰的过程。这流程，没你想的那么玄乎。

第一步，也是最让人头疼的一步：原始凭证的收集与“净化”。

什么是原始凭证？外帐的原始凭证是正规发票。内帐的原始凭证可就五花八门了。老板微信甩过来的一个付款截图，采购跟供应商吃饭时签单的一张小票，食堂阿姨手写的一张买菜白条，甚至是一笔没有任何凭证的现金支出，老板口头说“给某某某好处费两万”，这些，都是内帐的血肉。

这个阶段，你的任务不是去判断它“合不合规”，而是判断它“是不是真的”。你得像个侦探，把这些碎片化的信息全部捞起来。我通常会准备一个大大的文件盒，或者在电脑上建好文件夹，按月份、按类别，比如“日常开销”“采购付款”“员工报销”，把这些乱七八糟的东西先归置起来。这个过程极其琐碎，但没有真实的输入，就不可能有真实的输出。你得逼着老板、采购、行政，养成随时扔凭证给你的习惯，哪怕是一张照片。忘了，这笔账就成了窟窿。

第二步：建立一套“说人话”的会计科目。

千万别把外帐那套“应收账款”、“预付账款”、“待摊费用”之类的东西原封不动搬到内帐里来。老板看了头大，你也累。内帐的会计科目设置，核心原则就一个：直观。

比如，费用类，你可以直接设置成“办公室租金”、“水电网费”、“员工工资”、“社保公积金”、“销售提成”、“市场推广费”、“请客吃饭”、“老板个人用款”。你看，多直接。老板一看“请客吃饭”这个月花了五万，他心里马上就有数了，不需要你再解释这是“业务招待费”还是“管理费用”。

资产和负债也一样。不要搞那么多复杂的。就简单点：“银行存款-招行”、“银行存款-建行”、“支付宝余额”、“微信余额”、“库存现金”。负债就是：“应付供应商-A公司”、“应付工资”、“老板借款”、“银行贷款”。每一笔都清清楚楚，指名道姓。这套科目表就是你内帐的骨架，搭好了，后面的肉才好往上填。

第三步：选择合适的记账工具并开始记账。

对于大部分中小企业来说，Excel就是最朴素的神器。别去追求什么高大上的软件，很多时候功能越多，你越不会用。一个简单的Excel表格，就能构建一个完美的内帐系统。

我习惯的做法是建几个表：

1. 现金日记账/银行日记账：这是核心。每一笔钱的进出，不管是从银行、微信还是支付宝，都必须在这里留下痕迹。日期、摘要（这笔钱是干嘛的）、流入、流出、余额。摘要一定要写得特别详细，比如“支付A供应商第三批货款”、“报销张三北京出差费用”、“老板取现备用”。

2. 费用明细表：把上面那些“说人话”的科目列出来，每个月发生的费用，直接填进去。月底一汇总，这个月各项开销一目了然。

3. 应收应付表：专门用来盯那些欠我们钱的，和我们欠别人钱的。客户名称、欠款金额、账期、催款记录，都记上。这个表是老板的“催命符”，也是公司的生命线。

记账的时候，要坚持权责发生制和收付实现制的灵活运用。啥意思？比如销售，合同签了，货也发了，但钱没回来。在外帐里，这叫“收入”，但在内帐里，老板更关心的是“收付实现制”，也就是钱到底进没进口袋。所以你可以在报表里同时体现：本月确认收入多少（权责发生），本月实际回款多少（收付实现）。这样老板才能做出最真实的判断。

第四步：定期对账，这是内帐的灵魂。

记账是过程，对账才是结果。如果你的账和你口袋里的钱对不上，那你记的就不是账，是日记。

每个月底，必须雷打不动地做几件事：

银行对账：把银行流水打印出来，和你记的银行日记账一笔一笔地核对。确保每一笔都对得上。

现金盘点：数一数保险柜里还剩多少现金，和你现金日记账的余额对一下。

应收应付核对：跟客户、供应商发个简单的对账单，确认一下双方的债权债务。

对账的过程，就是挤水分、找错误的过程。可能会发现有笔钱付出去了你忘了记，或者老板从公司拿了钱没说。这些问题在对账时都会暴露出来。一个账实相符的内帐，才是有价值的内帐。

第五步：出具老板看得懂的管理报表。

这是你所有工作的最终呈现。老板不需要看你那密密麻麻的记账凭证，他要的是一张“作战地图”。这张图要告诉他，我们现在在哪，要去哪，路上是金矿还是沼泽。

内帐报表，通常就三张，但要足够“土味”，足够有穿透力：

1. 改良版利润表：别叫利润表，就叫“公司赚不赚钱表”。收入，减去所有实实在在花出去的成本和费用（不管有没有发票），剩下的就是毛利。再减去那些管理、销售费用，最后得出一个真实的净利润。这个数字可能和外帐上的利润差了十万八千里，但它才是老板晚上睡得着觉的数字。
2. 现金流量表：这张表是老板的命根子。就告诉他三件事：期初我们有多少钱，这个月总共进来了多少钱，总共花出去了多少钱，期末我们还剩多少钱。要让他清晰地看到，钱是从卖东西收回来的，还是找银行借来的；钱是花在买原材料上了，还是发工资了。公司可以没利润，但不能没有现金流。
3. 个性化分析表：比如“项目利润分析表”，看看A项目和B项目哪个更赚钱；“销售员业绩回款表”，看看哪个销售员不仅能卖货，还能把钱收回来。这些都是根据老板的管理需求定制的，是内帐价值的最大体现。

这一整套流程下来，没什么神秘的。它就是一个把模糊的生意，用最朴素、最真实的数据刻画出来的过程。它考验的不是你的会计理论有多扎实，而是你的细心、你的责任心，以及你和老板之间的那种绝对信任。

做内帐的人，是老板的“心腹”。因为你看到的，是这家公司最真实、最脆弱，也最有生命力的一面。这套流程，关键不在于表格有多漂亮，而在于你得知道，老板到底想通过这本账，看清什么。