新手餐饮会计怎么做账完整版

第一件事，别急着买什么高级软件。先用Excel表格。为什么？因为它逼着你搞懂最基本的逻辑。很多新手一上来就用软件，点几下按钮，报表是出来了，但钱从哪来到哪去，自己心里完全是笔糊涂账。等你用表格手动记上两三个月，把整个流程跑顺了，再考虑上软件，那时候你就知道该选什么样的了。

先在表格里建几个最基础的账本。别搞得太复杂，就这几个就行：

1. 收入账本
2. 成本账本
3. 费用账本
4. 现金和银行账本

咱们一个一个说。

每天都要干的活：记流水账

餐饮这行，现金流就是命。所以每天的流水必须记清楚。

第一步：记收入。

你每天打烊后，第一件事就是从你的收银系统（POS机）里把当天的报表导出来。别只看一个总数，那没用。你要把收入按来源分开记。

你的Excel收入账本里，至少要有这么几列：日期、堂食收入、美团外卖收入、饿了么外卖收入、总收入、微信收款、支付宝收款、现金收款、银行卡收款。

为什么要分这么细？

因为平台要抽成，而且回款有账期。美团和饿了么的钱不是马上到你账上的，你今天看到的收入，可能是几天后才打到你银行卡里，而且是扣掉了佣金的。分开记，你月底对账的时候才不会乱。

微信、支付宝、现金这些按支付方式分开，是为了方便你核对。你每天清点现金，看看和你账本上记的现金收入对不对得上。银行账户里的到账金额，也能和微信、支付宝的收款总额对上。对不上，就说明有问题，得马上去查。

第二步：记支出。

所有的支出，不管是一块钱买包盐，还是一万块交房租，都必须有票。没票的支出，在税务上就不算数。所以，养成一个习惯：花钱就要票。不管是发票、收据还是小票，都收好。

准备一个文件夹或者小盒子，专门放这些票据。每天花出去的钱，把票据拿回来，在票据上用笔简单写一下是买什么了。比如，菜市场买菜的小票，就在上面写上“白菜、土豆”。别太相信自己的记忆力，过两天你肯定忘了。

然后，把这些支出记到你的成本和费用账本里。

这里要讲一个最重要的概念：成本（Cost）和费用（Expense）是两码事。

成本，特指你做成菜品卖出去的那些原材料。比如面粉、肉、蔬菜、油盐酱醋。这部分钱是直接跟你的产品相关的。我们一般叫它“销货成本”或者COGS (Cost of Goods Sold)。

费用，指的是你为了维持餐厅运营而花掉的钱，但它不直接构成产品本身。比如房租、员工工资、水电煤气费、市场推广费、平台佣金。

为什么要分这么清？因为这直接关系到你的毛利率。

毛利率 = (营业收入 – 销货成本) / 营业收入。

这个数字是判断你餐厅产品定价和成本控制能力的核心指标。一家健康的餐厅，毛利率通常要在60%以上。如果你连成本和费用都分不清，一锅粥全记在一起，你就永远算不出来这个数，等于闭着眼睛开车。

所以你的成本账本，可以记：日期、采购物品、供应商、金额、分类（比如：蔬菜、肉禽、酒水饮料）。

你的费用账本，可以记：日期、费用项目、金额、支付方式（比如：房租、工资、水电费）。

每周和每月要干的活：对账和分析

每天记流水账是基础，但光记账没用，关键是分析。

第一项：银行对账。

每个星期，或者至少每个月，你都要做一次银行对账。把你的银行流水打印出来，和你自己记的账本一笔一笔地对。

你看，你账本上记了“美团外卖收入1000元”，然后你就在银行流水里找，有没有一笔美团打过来的钱。美团打过来的钱通常是800元，因为扣了200佣金。这时候你就要在费用账本里记一笔：“平台佣金，200元”。这样账就平了。

对账的目的是确保你记的每一笔钱，都能在银行账户里找到对应。这能帮你发现很多问题，比如平台佣金算错了，或者某笔供应商的钱付重了。

第二项：库存盘点。

每个月底，必须盘点库存。这是计算你真实销货成本（COGS）的最准确方法。

公式很简单：销货成本 = 期初库存金额 + 本期采购金额 – 期末库存金额。

举个例子：

1月1号，你仓库里有价值5000元的原材料（期初库存）。

1月份，你又采购了价值20000元的原材料（本期采购）。

1月31号，你盘点了一下，仓库里还剩下价值6000元的原材料（期末库存）。

那你1月份的真实销货成本就是：5000 + 20000 – 6000 = 19000元。

为什么不能直接把采购额当作成本？因为你采购的东西不一定这个月都用完了。盘点能让你知道真实的消耗，也能帮你发现浪费、损耗甚至偷盗的问题。如果算出来的成本高得离谱，那就要去查查是哪个环节出问题了。

第三项：出报表。

等你把上面这些数都搞清楚了，就可以给自己做一张简单的利润表了。

利润表模板：

营业收入： (比如100,000元)

减：销货成本： (比如35,000元)

= 毛利润： (65,000元) -> 毛利率就是65%

减：各项费用

房租 (10,000元)

工资 (20,000元)

水电煤 (5,000元)

平台佣金 (8,000元)

市场推广 (2,000元)

其他杂项 (1,000元)

= 净利润： (19,000元) -> 净利率就是19%

有了这张表，你餐厅的经营状况就一目了然了。你赚了多少钱，钱都花在哪了，哪个部分花得太多了，都清清楚楚。比如，你发现工资占了收入的20%，房租占了10%，这些都是非常关键的经营指标。

几个新手最容易犯的错

1. 公私不分。 用自己的微信收款，拿店里的钱去交自己家的水电费。这是大忌。一定要办一个对公账户或者单独的银行卡，专门用于餐厅的生意往来。公私混用，账永远算不清，以后查税也是大麻烦。
2. 只看流水，不看利润。 看到店里天天排队，收钱收到手软，就觉得自己在赚钱。结果月底一算，因为折扣打得太狠，或者食材浪费太严重，最后还是亏的。一定要盯住你的利润表，而不是每天的营业额。
3. 忽略现金流。 利润表上看着是赚钱的，但钱都在应收账款里（比如还没到账的平台款），或者都压在库存里了。结果到了交房租、发工资的时候，你账上没现金了，这叫“盈利性破产”。所以也要做个简单的现金流量表，监控你手上的现金够不够花。

把这套最基本的手工账做顺了，你对餐厅的财务状况就有了最起码的掌控。这比什么都重要。